Yazılım projesi ne kadara mal olur?

Bu sorunun dürüst cevabı şudur: kapsam netleşmeden fiyat verilemez. Fiyat veren biri varsa, ya kapsamı kendi kafasında daraltmıştır ya da farkı sonradan ek iş olarak faturalayacaktır.

Ama bu cevap tek başına işinize yaramaz. Bütçe planlamanız gerekiyor. O yüzden maliyeti neyin belirlediğini açalım, bu bilgiyle gelen teklifleri kendiniz okuyabilir hale gelirsiniz.

Fiyatı ekran sayısı belirlemez

En yaygın yanılgı budur. “On beş ekranlık bir sistem” cümlesi hiçbir şey ifade etmez. Bir liste ekranı ile bir hakediş hesaplama ekranı aynı satırda yazılır ama arasında on kat maliyet farkı olabilir.

Fiyatı belirleyen şey kural sayısıdır:

Kaç farklı kullanıcı rolü var? Tek rol varsa yetkilendirme basittir. Beş rol varsa, her ekranda “bu kullanıcı bunu görebilir mi, değiştirebilir mi” sorusunun cevabı ayrı ayrı yazılır ve ayrı ayrı test edilir.

Kaç onay adımı var? “Talep girilir, onaylanır, biter” ile “talep girilir, şef onaylar, bütçe kontrol eder, limit aşımı varsa müdür onaylar, reddedilirse geri döner” arasında kat kat fark vardır.

Kaç dış sistemle konuşacak? Her entegrasyon ayrı bir projedir. Karşı sistemin ne kadar iyi belgelendiği, cevap vermediğinde ne olacağı, aynı kaydın iki kez gelmesinin nasıl engelleneceği, bunların hepsi iş kalemidir.

İstisnalar ne kadar çok? “Genelde şöyle olur ama bazen şöyle de oluyor” cümlesi, fiyatı en çok büyüten cümledir. Bir sürecin normal akışını yazmak işin küçük kısmıdır; istisnaları yazmak büyük kısmıdır.

Veri ne kadar hassas? Finansal sonuç doğuran veya kişisel veri içeren sistemlerde denetim kaydı, yedekleme, yetki izleme ve geri alma mekanizmaları zorunludur. Bunlar görünmez ama vardır ve fiyatlanır.

Görünmeyen kalemler

Yazılım tekliflerinde en sık atlanan ve sonradan en çok tartışma çıkaran kalemler şunlar:

Kalem	Neden atlanır	Sonucu
Veri taşıma	Mevcut Excel/eski sistem verisi “nasılsa aktarılır” sanılır	Kirli veri temizliği tek başına haftalar alabilir
Devreye alma	Yazılım bitince iş bitmiş sayılır	Sunucu kurulumu, paralel çalışma, geçiş planı ayrı emek
Eğitim	Kullanıcı kendi öğrenir varsayılır	Kullanılmayan sistem, yazılmamış sistemdir
Bakım	İlk yıl konuşulmaz	Yıllık %15-20 bandında bir kalem, bütçeye girmelidir
Değişiklik payı	Kapsam sabit sanılır	Hiçbir proje ilk kapsamla bitmez; %15-25 pay ayrılmalı

Bütçenizi yaparken bu satırların hepsini yazın. Teklifte yoksa, o teklif eksiktir; ucuz değildir.

Teklifleri karşılaştırmanın doğru yolu

Üç firmadan üç farklı rakam geldiğinde, çoğu kurumun yaptığı şey ortadakini seçmektir. Doğrusu şu:

1. Kapsamı kendi tarafınızda sabitleyin. Firmaların kendi kapsam yorumlarıyla teklif vermesine izin vermeyin. Süreçleri, rolleri, entegrasyonları ve ilk sürümde olmayacakları yazıp herkese aynı belgeyi verin. Teklifler ancak o zaman karşılaştırılabilir olur.

2. Kapsam dışını sorun. “Bu fiyata neler dahil değil?” sorusunun cevabı, dahil olanlardan daha bilgilendiricidir.

3. Mülkiyeti sorun. Kaynak kod kimin? Sunucular kimin hesabında? Veriyi dışarı alabilecek misiniz? Bu üç sorunun cevabı “sizin” değilse, aldığınız şey yazılım değil, kiradır.

4. Toplam maliyete bakın. Üç yıllık toplam: geliştirme + lisans + bakım + sistemi devretme maliyeti. En düşük ilk teklif, çoğu zaman en yüksek üç yıllık toplamı üretir.

Bütçeyi küçültmenin doğru yolu

Fiyat yüksek geldiğinde iki yol vardır. Biri işe yarar, diğeri yaramaz.

İşe yaramayan: Her kalemden biraz kırpmak. Sonuç, hiçbir şeyi tam yapmayan bir sistem olur.

İşe yarayan: İlk sürümün kapsamını sertçe daraltmak. Tek bir süreci baştan sona çalışır hale getirin, devreye alın, kullandırın. İkinci süreci sonra ekleyin. Bu yaklaşım hem toplam maliyeti düşürür hem de en pahalı riski ortadan kaldırır: hiç kullanılmayan bir sisteme para ödemek.

Önce Kanıt: bütçeyi koruyan alışkanlık

Danışmanlık verdiğim işlerde her zaman aynı sırayı öneriyorum:

1. Netleştir (1-2 hafta), kapsam, roller, entegrasyonlar ve kapsam dışı listesi yazılır. Gerçekçi bütçe aralığı buradan çıkar.
2. Kanıtla (2-4 hafta), çalışan bir prototip. Toplam bütçenin küçük bir kısmı harcanmışken sistemin işe yarayıp yaramayacağı görülür.
3. Kur (8-16 hafta), üretim sistemi.
4. Devret, dokümantasyon, eğitim, tam mülkiyet.

İkinci adım, bütçenin en iyi harcandığı yerdir. Yarım kalan projelerin neredeyse tamamında o adım hiç yaşanmamıştır, doğrudan üçüncü adıma geçilmiş, ve altı ay sonra sistemin yanlış kurgulandığı anlaşılmıştır.

Özet

• Fiyatı ekran sayısı değil kural sayısı belirler.
• Veri taşıma, devreye alma, eğitim, bakım ve değişiklik payı bütçenin parçasıdır.
• Teklifleri ancak kendi yazdığınız tek bir kapsam belgesiyle karşılaştırabilirsiniz.
• Bütçeyi kırpmanın doğru yolu kalemleri kısmak değil, ilk sürümü küçültmektir.
• Büyük parayı harcamadan önce çalışan bir kanıt görün.

Kapsamınızı netleştirmek ve gerçekçi bir bütçe aralığı çıkarmak isterseniz, ön görüşme ücretsizdir.